کیت خاطرنشان می کند که هنگام کپی کردن متن از وب و چسباندن آن در یک سند، کاراکترهای عجیب و غریب زیادی ایجاد می شود، مانند علائم درجه. او از خود می پرسد که آیا راهی برای پاک کردن این شخصیت ها و برگرداندن متن به فرم «به عنوان کپی شده» وجود دارد؟
اطلاعات ارائه شده در وب از چیزی استفاده می کند که زبان نشانه گذاری نامیده می شود، معمولاً HTML، به منظور کنترل نحوه نمایش آن اطلاعات. هنگامی که اطلاعات را از وب کپی می کنید، زبان نشانه گذاری را کپی می کنید و سپس Word باید بفهمد که چگونه آن اطلاعات را به بهترین شکل جایگذاری کند. با استفاده از Ctrl+C برای کپی کردن اطلاعات وب و سپس نمایش کادر محاوره ای Paste Special در Word، می توانید ببینید که این مورد وجود دارد . (شکل 1 را ببینید.)
شکل 1. کادر محاوره ای Paste Special.
توجه داشته باشید که گزینه انتخاب شده در کادر محاوره ای، چسباندن اطلاعات با استفاده از فرمت HTML است. این را انتخاب کنید و در نهایت به تقریب Word از اینکه اطلاعات کپی شده در وب‌سایت اصلی شبیه است، خواهید رسید. (شکل 2 را ببینید.)
شکل 2. اطلاعات وب در قالب HTML چسبانده شده است.
با این حال، وقتی در این قالب قرار می‌دهید، توجه کنید که بین برخی کلمات چیزی که کیت «نشان‌های درجه» نامیده است وجود دارد. اینها نمادهای درجه نیستند؛ آنها به این شکل چاپ نمی شوند. آنها فقط در صورتی قابل مشاهده هستند که Show/Hide را روشن کرده باشید (کنترل این مورد در برگه صفحه اصلی نوار قرار دارد) و نشان دهنده فضاهای بدون شکستگی هستند. آنها در مکان‌ها ظاهر می‌شوند زیرا کد HTML اصلی شامل فضاهای غیرقابل شکست در آن مکان‌ها بود، بنابراین Word آنها را به همان شکل در سند شما تبدیل کرد.
تعداد فضاهای بدون شکست که ظاهر می شوند تابعی از هر کاری که در Word انجام می دهید نیست. کاملاً به تعداد فضاهای بدون شکست در کد HTML در وب سایت اصلی بستگی دارد. و این بستگی به نحوه تولید HTML یا توسط کسی که صفحه اصلی وب را طراحی کرده است دارد.
جالب اینجاست که می‌توانید با استفاده از Find and Replace پس از چسباندن در سند خود، از شر فضاهای بدون شکستگی خلاص شوید. یک فضای واحد را جستجو کنید و با یک فاصله واحد جایگزین کنید و از شر همه آنها خلاص خواهید شد. .
البته، «نشان‌های درجه» تنها کاراکترهای خاصی نیستند که ممکن است در اطلاعات جایگذاری شده شما به پایان برسند. در HTML بسیاری از کاراکترهای دیگر می‌توانند توسط Word قابل درک باشند، مانند کاراکترهای خط جدید، خط فاصله غیرقابل شکست و تعدادی حضور این شخصیت‌های دیگر، دوباره به محتوای وب‌سایت اصلی بستگی دارد. می‌توانید از Find and Replace برای خلاص شدن از شر کاراکترهای خاص استفاده کنید، اما باید بفهمید که شخصیت‌ها چه هستند. که می دانید چه چیزی را جستجو کنید و با چه چیزی می خواهید جایگزین شود.
به دلیل اینکه چگونه کاراکترهای خاص می توانند در سند شما قرار بگیرند، بسیاری از افراد محتوای HTML را در اسناد خود جایگذاری نمی کنند. در عوض، آنها انتخاب می‌کنند «فقط متن» یا حتی در Notepad جایگذاری کنند و سپس از Notepad در Word کپی کنند. البته این بدان معناست که اطلاعات چسبانده شده باید توسط شما به عنوان یک مرحله جداگانه پس از چسباندن قالب بندی شود.
نکته اصلی این است که وقتی اطلاعات سند خود را که از یک صفحه وب کپی کرده‌اید جایگذاری می‌کنید، باید مدتی را با آن اطلاعات بگذرانید تا آن را به شرایطی که می‌خواهید برسانید. اگر به‌عنوان HTML جایگذاری می‌کنید، باید کاری انجام دهید تا از شر کاراکترهای خاص خلاص شوید. اگر به‌عنوان متن جایگذاری کنید، باید کاری انجام دهید تا قالب‌بندی آن‌طور که می‌خواهید دریافت کنید. هیچ راهی برای دور زدن این نیاز به کار پس از چسباندن وجود ندارد.
توجه به این نکته مهم است که تمام چیزی که من تاکنون در مورد آن صحبت کرده ام، چسباندن اطلاعات متنی کپی شده از وب است. کاملاً ممکن است آنچه که در ابتدا از صفحه وب انتخاب و کپی می کنید دارای عناصر دیگری مانند جداول یا تصاویر باشد. روشی که انتخاب می‌کنید این نوع محتوا را در سند Word خود بچسبانید تا حد زیادی بر آنچه می‌بینید تأثیر می‌گذارد. به همین دلیل، ممکن است بخواهید نوع چسباندن را آزمایش کنید—ممکن است از تفاوت آشکار در گزینه‌های مختلف چسباندن متعجب شوید. در دسترس شماست.
