نام شرکت مایکل "Skin Care By Design" با حروف بزرگ "By" است. او از Word برای ایجاد بسیاری از فرم‌ها و بیشتر اسناد (کتابچه راهنمای کارکنان، خط‌مشی‌ها و رویه‌ها، اسناد LLC و غیره) استفاده می‌کند. کلمه "By" همیشه با زیر خط خمیده ظاهر می شود و پیشنهاد می شود آن را به حروف کوچک تغییر دهید ("by" به جای "By"). مایکل نمی‌خواهد بررسی غلط املایی و دستوری را غیرفعال کند، اما نمی‌خواهد این موضوع به‌عنوان تخلف علامت‌گذاری شود. او "By" را وارد فرهنگ لغت سفارشی کرد اما این تاثیری نداشت. او متعجب است که آیا راهی وجود دارد که به Word اطلاع دهد که این یک تخلف محسوب نمی شود.
به جز تغییر نام شرکت خود برای خوشحال کردن Word، چند راه مختلف وجود دارد که می توانید به این مشکل برخورد کنید. یکی از راه ها خاموش کردن خطاهای دستور زبان برای سندی است که این خطای خاص در آن رخ می دهد. این مراحل را دنبال کنید:
شکل 1. گزینه های Proofing از کادر گفتگوی Word Options.
- سند حاوی خطا را بارگیری کنید.
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه آفیس کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 و Word 2013 تب File روبان را نمایش دهید و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- در سمت چپ کادر گفتگو روی Proofing کلیک کنید. (شکل 1 را ببینید.)
- به انتهای کادر محاوره ای بروید.
- مطمئن شوید که تیک Hide Grammar Errors in this Document Only انتخاب شده باشد.
- روی OK کلیک کنید.
نتیجه این است که هیچ یک از اشتباهات گرامری (از جمله "By" با حروف بزرگ) علامت گذاری نمی شود. این روی هیچ سند دیگری که ممکن است بخواهید خطاها نمایش داده شوند، تأثیر نمی گذارد، و همچنین بر نمایش اشتباهات املایی تأثیر نمی گذارد.
روش دیگر این است که قاعده بررسی گرامری را که با علامت گذاری Word "By" فعال می شود، خاموش کنید. شما می توانید این رویکرد را به این صورت انجام دهید:
شکل 2. کادر محاوره ای تنظیمات دستور زبان.
- سند حاوی خطا را بارگیری کنید.
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه آفیس کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 و Word 2013 تب File روبان را نمایش دهید و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- در سمت چپ کادر گفتگو روی Proofing کلیک کنید.
- روی دکمه تنظیمات کلیک کنید. Word کادر گفتگوی Grammar Settings را نمایش می دهد. (شکل 2 را ببینید.)
- مطمئن شوید که چک باکس حروف بزرگ پاک شده است. (این قاعده ای است که نشان می دهد که آیا گرامر باید کلمات با حروف بزرگ را علامت گذاری کند یا خیر.)
- روی OK کلیک کنید تا کادر گفتگوی Grammar Settings بسته شود.
- برای بستن کادر محاوره ای Word Options روی OK کلیک کنید.
این تغییر نه تنها بر سند فعلی، بلکه بر بررسی دستور زبان در تمام اسناد آفیس (نه فقط اسناد Word dccuments) تأثیر می گذارد.
روش سوم، غیرفعال کردن هر دو بررسی املا و دستور زبان برای کلمه "By" است. این رویکرد منطقی است زیرا از قبل می دانید که هم املای کلمه و هم دستور زبان آن (حرف بزرگ) صحیح است. این مراحل را دنبال کنید:
شکل 3. کادر محاوره ای زبان.
- کلمه "By" را انتخاب کنید.
- تب Review روبان را نمایش دهید.
- بر روی ابزار زبان (در گروه زبان) کلیک کنید و سپس روی تنظیم زبان تصحیح کلیک کنید. Word کادر محاوره ای زبان را نمایش می دهد. (شکل 3 را ببینید.)
- مطمئن شوید که چک باکس Do Not Check Spelling or Grammar را انتخاب کنید.
- روی OK کلیک کنید.
همین است؛ نمونه‌ای از «By» که در مرحله 1 انتخاب کرده‌اید هرگز توسط جستجوگر املا یا گرامر به‌عنوان نادرست علامت‌گذاری نمی‌شود.
انتخاب همه نمونه‌های «By» و ایجاد این تغییر می‌تواند خسته‌کننده باشد، بنابراین ممکن است بخواهید رویکرد بهتری را در نظر بگیرید - استفاده از سبک‌ها. این مراحل را دنبال کنید:
شکل 4. کادر گفتگوی Create New Style from Formatting.
- نام کل شرکت را انتخاب کنید ("Skin Care By Design").
- تب Home نوار را نمایش دهید.
- روی نماد کوچک در پایین سمت راست گروه Styles کلیک کنید. Word صفحه کار Styles را نمایش می دهد.
- در پایین صفحه کار Styles سه دکمه ابزار کوچک وجود دارد. روی سمت چپ اکثر آنها، یعنی ابزار New Style کلیک کنید. Word کادر محاوره ای Create New Style from Formatting را نمایش می دهد. (شکل 4 را ببینید.)
- در قسمت نام، نام سبکی را که می خواهید برای نام شرکت خود استفاده کنید، وارد کنید. (یک گزینه خوب "CompanyName" بدون علامت نقل قول است.)
- با استفاده از لیست کشویی Style Type، Character را انتخاب کنید.
- روی Format کلیک کنید. Word یک منوی کشویی را نمایش می دهد.
- از منو گزینه Language را انتخاب کنید. Word کادر محاوره ای زبان را نمایش می دهد.
- مطمئن شوید که چک باکس Do Not Check Spelling or Grammar را انتخاب کنید.
- روی OK کلیک کنید تا کادر گفتگوی زبان حذف شود.
- روی OK کلیک کنید تا ایجاد سبک جدید به پایان برسد.
با ایجاد استایل CompanyName، می‌توانید آن را برای همه نمونه‌های نام شرکت در سند خود اعمال کنید و آن نمونه‌ها برای دستور زبان یا املا علامت‌گذاری نمی‌شوند. در صورت تمایل می‌توانید از Find و Replace برای تغییر سبک برای همه استفاده کنید. نمونه هایی از نام شرکت در اسناد موجود شما. برای اسناد جدید می توانید یک ورودی AutoText ایجاد کنید که نام شرکت را که به درستی قالب بندی شده (استایل دهی شده) را در سند شما قرار می دهد.
البته زیبایی رویکرد سبک محور در این است که در صورت تمایل می توانید قالب بندی اضافی را برای نام شرکت اعمال کنید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید نام شرکت شما همیشه با حروف کوچک نمایش داده شود، یا بخواهید برجسته، مورب یا فونت خاصی باشد. تنها کاری که باید انجام دهید این است که تغییرات قالب بندی را در تعریف سبک انجام دهید، و سپس آنها در تمام موارد نام شرکت شما که از این سبک استفاده می کنند منعکس می شوند.
