خاموش کردن تغییرات آهنگ بدون لغو اشتراک

Question

اکسل به شما امکان می دهد تغییرات ایجاد شده در یک ورک بوک را، همانطور که در شماره های دیگر ExcelTips توضیح داده شده است، ردیابی کنید . وقتی ردیابی تغییرات را روشن می کنید، اکسل از شما می خواهد که ورک بوک را به اشتراک بگذارید. از این گذشته، ردیابی تغییر در محیطی مورد استفاده قرار می گیرد که چندین کاربر به یک ورک بوک مشابه دسترسی دارند و آن را تغییر می دهند.

گاهی ممکن است بخواهید تغییرات آهنگ را غیرفعال کنید تا دیگر در ورک بوک یادداشت نشوند. اگر آن را خاموش کنید، اکسل فرض می کند که می خواهید اشتراک گذاری ورک بوک را نیز متوقف کنید، بنابراین به طور خودکار اشتراک گذاری را خاموش می کند. اگر می خواهید همچنان به اشتراک گذاری ادامه دهید - بدون ردیابی - ممکن است تعجب کنید که گزینه های شما چیست.

متأسفانه، اکسل زمانی که به اشتراک گذاری یک ورک بوک و ردیابی تغییرات می رسد، گیج کننده است. این دو ویژگی ارتباط نزدیکی با یکدیگر دارند.

• اگر با یک ورک بوک کاملاً جدید شروع کنید و سپس اشتراک گذاری آن را انتخاب کنید (بازبینی | تغییرات | اشتراک گذاری ورک بوک)، اکسل به دیگران اجازه می دهد به ورک بوک دسترسی داشته باشند و آن را تغییر دهند. با این حال، تغییرات مسیر در حال حاضر فعال نیست.
• اگر با یک ورک بوک کاملاً جدید شروع کنید و سپس ردیابی تغییرات را انتخاب کنید (بازبینی | تغییرات | پیگیری تغییرات | برجسته کردن تغییرات)، اکسل به طور خودکار ورک بوک را به اشتراک می گذارد و ردیابی تغییرات را روشن می کند.
• اگر با یک ورک بوک مشترک شروع کنید و Review | را انتخاب کنید تغییرات | پیگیری تغییرات | گزینه Changes را برجسته کنید، کادر بررسی Track Changes while Editing انتخاب شده است. این ممکن است باعث شود فکر کنید که فقط به دلیل اشتراک گذاری ورک بوک، تغییرات مسیر نیز فعال می شود. این نیست (شما می توانید این را تأیید کنید زیرا تغییرات در ورک بوک علامت گذاری نشده اند.) اگر در کادر گفتگو روی OK کلیک کنید، فعال می شود. اگر روی لغو کلیک کنید، آنگاه فعال نخواهد شد. اگر چک باکس Track Changes When Editing را پاک کنید و روی OK کلیک کنید، اکسل نیز ورک بوک را لغو اشتراک گذاری می کند.
• اگر با ورک بوکی شروع می کنید که تغییرات مسیر را روشن کرده است، بررسی | را انتخاب کنید تغییرات | پیگیری تغییرات | گزینه Changes را برجسته کنید، کادر بررسی Track Changes while Editing همانطور که باید انتخاب شده است. پاک کردن چک باکس و کلیک بر روی OK باعث می شود اکسل اشتراک گذاری ورک بوک را لغو کند.
• اگر با ورک بوکی شروع می کنید که تغییرات مسیر را روشن کرده است، بررسی | را انتخاب کنید تغییرات | Workbook را به اشتراک بگذارید، سپس تیک Allow Changes by More than One User At The Away انتخاب می شود. (به یاد داشته باشید—اگر تغییرات آهنگ روشن است، ورک بوک به طور خودکار به اشتراک گذاشته می شود.) اگر کادر را پاک کنید و تأیید را کلیک کنید، اشتراک گذاری خاموش می شود و ویژگی تغییرات آهنگ خاموش می شود.

آیا جای تعجب است که همه اینها گیج کننده است؟ ساده ترین راه برای غیرفعال کردن تغییرات آهنگ و همچنان داشتن یک ورک بوک به اشتراک گذاشته شده، خاموش کردن تغییرات آهنگ و سپس ذخیره ورک بوک است. این آن را در حالت تک کاربره ذخیره می کند. سپس می توانید ورک بوک را به اشتراک بگذارید و دوباره آن را ذخیره کنید. چهار مرحله ساده (خاموش کردن ردیابی، ذخیره ورک بوک، اشتراک گذاری ورک بوک و ذخیره ورک بوک) و دقیقاً همان جایی هستید که می خواهید باشید. اما به یاد داشته باشید که اگر Review | را انتخاب کنید تغییرات | پیگیری تغییرات | تغییرات را برجسته کنید، به نظر می رسد که تغییرات آهنگ همچنان روشن است. چک باکس را نادیده بگیرید و روی لغو کلیک کنید. در این مرحله روشن نیست.

تنها راه برای رسیدن سریعتر به نتیجه مطلوب استفاده از ماکرو است. ماکرو در فهرست 1 مراحلی را که قبلاً در مورد آن بحث شد را خودکار می کند.

لیست 1. ماکرو KeepShared.

Sub KeepShared()
    Dim sFile As String
    Dim sMsg As String
    Dim iUsers As Integer
    Dim iAnswer As Integer

    With ActiveWorkbook
        If .MultiUserEditing Then
            sFile = .Name
            iAnswer = vbYes
            iUsers = UBound(.UserStatus)
            If iUsers > 1 Then
                sMsg = sFile & " is also open by " & _
                    iUsers - 1 & " other users:"
                For x = 2 To iUsers
                    sMsg = sMsg & vbCrLf & .UserStatus(x, 1)
                Next
                sMsg = sMsg & vbCrLf & vbCrLf & "Proceed?"
                iAnswer = MsgBox(sMsg, vbYesNo)
            End If

            If iAnswer = vbYes Then
                .ExclusiveAccess
                .SaveAs Filename:=sFile, AccessMode:=xlShared
            End If
        End If
    End With
End Sub

ماکرو با بررسی ویژگی .MultiUserEditing شروع می شود تا مطمئن شود که ورک بوک به اشتراک گذاشته شده است. اگر چنین است، پس ماکرو بررسی می کند که آیا ورک بوک در حال حاضر توسط چندین نفر استفاده می شود یا خیر. اگر اینطور است، از شما خواسته می شود که آیا می خواهید ادامه دهید. اگر این کار را انجام می دهید (یا اگر در حال حاضر چندین کاربر با ورک بوک باز نشده باشند)، ورک بوک برای دسترسی انحصاری (تک کاربر) تنظیم می شود و سپس در حالت اشتراک گذاری ذخیره می شود. تنظیم ورک بوک برای دسترسی انحصاری، ویژگی تغییرات آهنگ را نیز خاموش می کند.