استفاده از اکسل برای وارد کردن داده ها بسیار رایج است. هنگامی که اطلاعات را وارد می کنید، ممکن است بخواهید آنچه را که می توان در یک سلول خاص قرار داد محدود کنید. به عنوان مثال، شما ممکن است روی یک ثبت نام کارمند کار کنید، و باید مطمئن شوید که نام هر کارمند را فقط یک بار در کاربرگ وارد کنید.
یکی از راههای نزدیک شدن به این چالش، ایجاد فهرستی از نامهای مجاز است، چه در کاربرگ دیگر یا در مکان دیگری در همان کاربرگ. به این لیست از نام ها یک نام تعریف شده مانند ValidNames بدهید. سپس، این مراحل را دنبال کنید:
شکل 1. تب تنظیمات کادر محاوره ای Data Validation.
- سلول هایی را انتخاب کنید که نام کارمندان را در آنها وارد کنید - سلول هایی که می خواهید مطمئن شوید هر نام را فقط یک بار وارد می کنید. (برای این مثال، فرض کنید سلول های A1:A10 را انتخاب کرده اید.)
- تب Data روبان را نمایش دهید.
- روی ابزار Data Validation کلیک کنید. اکسل کادر محاوره ای Data Validation را نمایش می دهد.
- مطمئن شوید که تب تنظیمات نمایش داده می شود. (شکل 1 را ببینید.)
- در لیست کشویی Allow، Custom را انتخاب کنید.
- در کادر Formula (که پس از تکمیل مرحله 5 ظاهر می شود)، فرمول زیر را وارد کنید:
=AND(COUNTIF(ValidNames,A1)=1,COUNTIF($A$1:$A$10,A1)=1)
این فرمول اعتبارسنجی کار می کند زیرا محدوده ورودی (A1:A10) را بررسی می کند و مطمئن می شود که بیش از یک نام از لیست ValidNames در آنجا ظاهر نمی شود.
اگر نامها را در فهرست ورودی خود تایپ میکنید، این روش فرمولی عالی کار میکند. اگر در عوض ترجیح می دهید از یک لیست کشویی برای انتخاب نام ها استفاده کنید، یک روش نرم و صاف در این صفحه وب ارائه شده است:
http://www.contextures.com/xlDataVal03.html
چیزی که آن را نرم و صاف می کند این است که لیست کشویی پویا است. به عنوان مثال، هنگامی که نامی را برای رفتن به یک سلول انتخاب می کنید، آن نام از لیست کشویی مورد استفاده برای انتخاب نام در سلول های دیگر حذف می شود. بسیار عالی.
