ریچارد پرسید آیا راهی برای تغییر نام فایل ایجاد شده توسط Word وجود دارد که با انتخاب Save As یا در مورد یک سند کاملاً جدید، روی ابزار Save کلیک کنید، پیشنهاد می‌شود. او می‌خواهد نام فایل استانداردی را پیشنهاد کند که تاریخ را به عنوان پیشوند آن نام داشته باشد.
در واقع دو مفهوم متفاوت در اینجا وجود دارد، بسته به اینکه شما روی یک سند جدید کار می کنید یا یک سند موجود. اگر با یک سند موجود کار می کنید، نام فایل پیشنهادی با کلیک بر روی Save As در واقع نام فایل فعلی سند است.
اگر با یک سند جدید کار می کنید، هیچ تفاوتی بین انتخاب Save یا Save As وجود ندارد. هر دو کادر محاوره ای Save As را بالا می کشند. در این حالت، نام فایل پیشنهادی بر اساس تنظیمات فیلد عنوان در کادر محاوره‌ای Properties است. اگر در قسمت عنوان چیزی وجود نداشته باشد، عنوان پیشنهادی بر اساس خط اول متن فایل تا اولین علامت نگارشی است.
با توجه به روشی که Word با نام های پیشنهادی ارائه می کند، چند کار وجود دارد که می توان برای استفاده از یک استاندارد انجام داد. اولین مورد این است که الگوی مورد استفاده برای اسناد را تغییر دهید تا فیلد عنوان در آن تنظیم شود. به عنوان مثال، این مراحل را دنبال کنید:
شکل 1. تب Summary از کادر محاوره ای Properties.
- Normal.dot یا قالبی را که می خواهید تغییر دهید بارگیری کنید.
- کادر محاوره ای Properties را برای فایل نمایش دهید. اگر از Word 2007 استفاده می کنید، روی دکمه Office | کلیک کنید تهیه | Document Properties و سپس از لیست کشویی Document Properties برای انتخاب Advanced Properties استفاده کنید. اگر از Word 2010 یا نسخه جدیدتر استفاده می کنید، تب File را در نوار نمایش دهید و روی Info (در سمت چپ پنجره) کلیک کنید سپس روی Properties | ویژگی های پیشرفته
- مطمئن شوید که تب Summary نمایش داده می شود. (شکل 1 را ببینید.)
- در قسمت عنوان، الگویی را که می خواهید برای نام فایل ها استفاده شود وارد کنید. برای مثال، ممکن است "yyyymmdd - Title" را وارد کنید.
- روی OK کلیک کنید.
- قالب را ذخیره کرده و ببندید.
اکنون، هر زمان که سندی را بر اساس آن الگو باز می کنید، قسمت عنوان از قبل تنظیم می شود. هنگامی که شخصی برای اولین بار سند را ذخیره می کند، عنوانی که در مرحله 4 وارد کرده اید پیشنهاد می شود. این باعث می‌شود که کاربر تاریخ مناسب را جایگزین «yyyymmdd» کند و عنوان واقعی را جایگزین «عنوان» کند.
اگر می خواهید چیزی خودکارتر باشد - شاید در جایی که تاریخ به طور خودکار پر می شود - باید به یک ماکرو تکیه کنید. شما اساسا باید یک ماکرو ایجاد کنید که جایگزین دستورات Save و Save As شود و نام فایل پیشنهادی را همانطور که می‌خواهید پر کند. اطلاعات مربوط به نحوه رهگیری دستورات مختلف (مانند Save و Save As) را می توانید در وب سایت Word MVP پیدا کنید:
https://wordmvp.com/FAQs/MacrosVBA/InterceptSavePrint.htm
در ماکرویی که ایجاد می کنید، می توانید نام مورد نظر را قبل از نمایش کادر محاوره ای File Save As تنظیم کنید. به عنوان مثال، این قطعه کد این ترفند را مدیریت می کند:
Dim sDefaultFileName as String
sDefaultFileName = "MyPaper"
With Application.Dialogs(wdDialogFileSaveAs)
.Name = sDefaultFileName
.Format = 0 "2 = Plain Text, 0 = Word Doc
If .Show = 0 Then "User did not save
End If
End With
به یاد داشته باشید که این کد باید در یک ماکرو بزرگتر قرار گیرد که به عنوان جایگزینی برای دستور Save As ایجاد می کنید. روش .Show چیزی است که در واقع کادر محاوره ای را نمایش می دهد.
