ارین می‌خواهد با استفاده از داده‌های منبع که در یک کاربرگ اکسل است، یک ایمیل ادغام کند، جایی که ممکن است یک فرد معین چندین ردیف داده داشته باشد. او خاطرنشان می‌کند که اگر از SQL استفاده می‌کرد، می‌توانست از «GROUP BY» استفاده کند تا مطمئن شود که تمام رکوردهای یک فرد معین با هم گروه‌بندی شده‌اند. او می‌خواهد سوابق را «گروه‌بندی» کند تا بتواند تمام رکوردهای یک فرد معین را در یک سند ادغام واحد قرار دهد.
این چیزی نیست که بتوان به راحتی با قابلیت‌های ادغام ایمیل Word انجام داد، با یک استثنا: اگر در حال انجام یک ادغام از نوع دایرکتوری هستید، می‌توانید این کار را انجام دهید. اگر آن نوع ادغام را انجام می‌دهید، می‌توانید اطلاعات کاملی در مورد آن پیدا کنید. نحوه گروه بندی رکوردها در این مقاله پشتیبانی مایکروسافت آفیس. (در صفحه به پایین بروید و روی پیوند ایجاد یک فهرست کلیک کنید.)
https://support.office.com/en-us/article/use-mail-merge-for-bulk-email-letters-labels-and-envelopes-f488ed5b-b849-4c11-9cff-932c49474705?ui=en-US&rs=en-US&ad=US
اگر هر نوع ادغام دیگری را انجام می دهید (مانند ادغام با حروف یا برچسب ها)، پس شانس زیادی برای شما وجود ندارد. ویژگی ادغام عموماً اطلاعات را همانطور که از سند منبع تغذیه می شود می گیرد. این بدان معنی است که بهتر است قبل از ادغام، منبع را بررسی کنید و هر گونه مرتب سازی، فشرده سازی و انتخاب را در کتاب کار انجام دهید. راه های متعددی وجود دارد که می توانید با داده های خود کار کنید، از جمله حذف رکوردهای تکراری یا استفاده از ماکروها برای متراکم کردن رکوردهای تکراری در یک رکورد. (اطلاعات کامل برخی از این روش ها را می توانید در سایت ExcelTips مشاهده کنید : https://excelribbon.PCcloob.ir.)
گزینه دیگر این است که از اکسل صرف نظر کنید و داده های خود را در یک برنامه پایگاه داده واقعی مانند Access قرار دهید. در آنجا می‌توانید انواع مختلفی از پردازش‌ها را انجام دهید - درست همانطور که می‌توانید با پایگاه داده SQL - به منظور ایجاد نماهایی از اطلاعات (پرس‌وجوها) که می‌تواند به عنوان منبع داده برای ادغام ایمیل Word استفاده شود. این به شما امکان می دهد به راحتی از قابلیت های GROUP BY که به دنبال آن هستید استفاده کنید.
