When Word sorts information, it does so according to the underlying codes used to represent characters on the screen. PCs and most other small computers, such as the Macintosh, use the ANSI character set or perhaps the Unicode character set. Regardless of which set is used, each character is assigned a unique numeric value. This assignment is done because computers can only manipulate numbers, not characters.
When sorting, Word is actually sorting information based on the underlying character codes, not on characters themselves. For instance, the ANSI character code for the letter C is 67, and the value for B is 66. By sorting the character codes in ascending order, B will always come before C.
This can lead to some problems when it comes time to sort some types of text. For instance, you may be creating a glossary, index, or bibliography, and you want "Brother, Charles" to come before "Brother Roberts" (in other words, you want the comma ignored during sorting). Unfortunately, you can"t do that in Word—sorting is done as already described. While the first seven characters of each term ("Brother") match, the space will always be sorted before the comma. Why? Because the space has a lower numerical character code than does the comma.
هنگام مرتب سازی اصطلاحاتی که حاوی اختصارات هستند، مانند «سنت چارلز» و «سنت جروم»، مشکل مشابهی به وجود می آید. در فهرست‌های ادبی سنتی، «سنت چارلز» قبل از «سنت جروم» ظاهر می‌شود. در نمایه های مکانیکی (شاخصی که توسط یک برنامه کامپیوتری مانند Word مرتب شده است به عنوان شاخص مکانیکی شناخته می شود) برعکس است زیرا "t" در "St." بعد از «الف» در «قدیس» آمده است.
اگر کسی مقید است و مصمم است فهرستی از متن مرتب شده به سبک ادبی بزرگ تهیه کند، تنها راه حل این است که این کار را با دست انجام دهد یا از برخی فرآیندهای کاری استفاده کند. برای مثال، می‌توانید تمام نمونه‌های «سنت چارلز» را به‌عنوان «سنت چارلز» بنویسید، اما «سنت» را طوری قالب‌بندی کنید که پس از مرتب‌سازی بتوانید به راحتی آن را پیدا کنید (با استفاده از ویژگی جایگزین Word) و جایگزین آن با « سنت.
این بدیهی است که کار زیادی است، به خصوص اگر با حجم زیادی از متن سروکار دارید. به همین دلیل، بسیاری از مؤسسات انتشاراتی (به ویژه آنهایی که آثار فنی غیرداستانی را منتشر می کنند) استفاده از نمایه های مکانیکی را کاملاً قابل قبول می دانند. با این حال، کسانی که رویکرد ادبی سنتی را ترجیح می دهند، وقتی صحبت از Word به میان می آید، خوش شانس نیستند.
