فرانسیس خاطرنشان کرد که اگر برگه‌ای از برچسب‌ها را با استفاده از برچسب Avery 5066 تهیه کند و سپس آن برگه برچسب‌ها را به عنوان سند Word ذخیره کند، وقتی بعداً سند Word را بارگیری کرد، دیگر نمی‌تواند تشخیص دهد که سند باید کدام برچسب (Avery 5066) باشد. چاپ شده بر روی فرانسیس از خود می پرسد که آیا جایی وجود دارد که او بتواند در داخل سند نگاه کند تا ببیند برچسب برچسبی که باید روی آن چاپ شود چیست؟
پاسخ کوتاه این است که هیچ مکانی وجود ندارد که بتوانید به دنبال آن بگردید تا از برچسب مناسب استفاده کنید—مگر اینکه آن مکان را ایجاد کنید. چند راه مختلف برای انجام این کار وجود دارد. به عنوان مثال، می‌توانید کادر محاوره‌ای Properties را برای سند باز کنید و سپس اطلاعات موجودی برچسب را در قسمت نظرات وارد کنید. این با سند ذخیره می شود و بعداً می توانید بدون مشکل به آن مراجعه کنید.
امکان دیگر ایجاد یک فوتر یا سربرگ برای سند برچسب و قرار دادن اطلاعات در یکی از آنها است. اگر از برچسبی استفاده می‌کنید که در آن برچسب‌ها کل صفحه را نمی‌گیرند، این کار عالی عمل می‌کند؛ سرصفحه یا پاورقی را می‌توان در این قسمت «استفاده‌نشده» چاپ کرد و همیشه یادآور این است که کدام استوک باید استفاده شود. .
روش منحصر به فرد دیگری برای پیگیری اطلاعات این است که این مراحل کلی را دنبال کنید:
- سند برچسب خود را همانطور که معمولاً انجام می دهید ایجاد کنید.
- یک سبک جدید ایجاد کنید که از همان نام سهام برچسب شما استفاده کند (به عنوان مثال، نام سبک را "Avery 5066" بگذارید). لازم نیست سبک با سبک معمولی مورد استفاده برای برچسب‌های سند شما متفاوت باشد.
- استایل را در پاراگراف اول سند اعمال کنید.
- سند برچسب خود را ذخیره کنید.
اکنون، هر زمان که سند را باز می‌کنید و نقطه درج در پاراگراف اول است، سهام برچسب را در لیست سبک‌ها می‌بینید.
