ممکن است مواقعی پیش بیاید که سندی را ایجاد کرده باشید و بخواهید یک طرح کلی – سرفصل های خود – را با افراد دیگر به اشتراک بگذارید. خوشبختانه، Word به شما اجازه می دهد تا این کار را نسبتاً آسان انجام دهید. البته ساده ترین راه چاپ طرح کلی است. شما این کار را با دنبال کردن این مراحل انجام می دهید:
- به نمای Outline سند خود بروید.
- از ابزار Show Level در زبانه Outlining روبان برای تعیین سطوح عنوانی که باید نشان داده شوند استفاده کنید.
- Ctrl+P را فشار دهید تا طرح کلی چاپ شود.
باید توجه داشته باشید که هنگام مشاهده طرح کلی، نحوه چاپ بسیار مهم است. اگر پیش‌نمایش چاپ را انتخاب کنید، Word فقط سرفصل‌ها را در سند شما نمایش نمی‌دهد، به این معنی که نمی‌بینید چه چیزی واقعاً چاپ می‌شود. علاوه بر این، اگر چاپ را از پیش‌نمایش چاپ انتخاب کنید، بیش از سرفصل‌های شما چاپ می‌شود. این ممکن است برخی از خوانندگان را به این باور برساند که شما نمی توانید فقط طرح کلی خود را چاپ کنید. این به سادگی گمراه کننده است. اگر دستورالعمل های بالا را دنبال کنید، می توانید طرح کلی خود را به خوبی چاپ کنید. سپس می‌توان این طرح کلی را در صورت تمایل با دیگران به اشتراک گذاشت.
اما اگر بخواهید سندی را به اشتراک بگذارید (نه چاپی) که فقط از طرح کلی تشکیل شده باشد؟ اینجا همه چیز کمی چسبنده تر می شود. ایده این است که شما باید راهی برای حذف همه چیز به جز سرفصل ها پیدا کنید. راه واضح برای انجام این کار از طریق استفاده از فهرست مطالب یا استفاده از فیلدهای RD است. (هر دوی این تکنیک ها در شماره های دیگری از
.)
اگر نیاز دارید فقط سرفصل ها را کمی به اشتراک بگذارید، یک راه حل ساده تر ممکن است نوشتن یک ماکرو باشد که همه چیز را از سند به جز سرصفحه ها حذف کند. ماکرو VBA زیر به خوبی این کار را انجام می دهد:
Sub ReduceToHeadings() Dim docActive As Document Dim objPara As Paragraph Dim objShape As Shapeset fixed ref to the working document Set docActive = ActiveDocumentloop and remove any non-"Heading" paragraphs For Each objPara In docActive.Content.Paragraphs If LCase(Left(objPara.Style, 7)) <> "heading" Then objPara.Range.Delete End If Next objPara End Sub
کاری که این ماکرو انجام می دهد این است که اگر پاراگراف از سبک عنوان استفاده نمی کند، صرفاً حلقه برای حذف پاراگراف ها در بدنه اصلی سند است. البته فرض بر این است که سبک های عنوان تغییر نام نداده اند. پس از اجرای آن، فقط سرفصل ها باقی می مانند. باید مطمئن شوید که فوراً از دستور Save As استفاده می‌کنید تا به سندی برسید که می‌توانید آن را با دیگران به اشتراک بگذارید. از دستور Save استفاده نکنید، در غیر این صورت سند اصلی خود را بازنویسی می کنید (قطعاً چیز بدی است).
