شریل نمی‌داند که آیا می‌توان عبارات رایج را به بررسی گرامر اضافه کرد تا به‌عنوان خطا علامت‌گذاری نشود. Word آنها را به عنوان "کلمه" یا استفاده از تعداد زیاد اسم یا افعال پشت سر هم علامت گذاری می کند، اما شغل او به اسنادی با این عبارات نیاز دارد. شریل خاطرنشان می کند که راه حل ممکن است خاموش کردن بررسی دستور زبان باشد، که او ترجیح می دهد این کار را انجام ندهد (حتی اگر Word دقیقاً داور کامل گرامر خوب نیست).
واقعاً راه خوبی برای انجام این کار در Word وجود ندارد. در صورت تمایل، می‌توانید گزینه‌های دستور زبان را تغییر دهید تا برخی از تنظیمات فردی را حذف کنید تا برخی از موارد توسط جستجوگر گرامری بررسی نشود. با دنبال کردن این مراحل می توانید این کار را انجام دهید:
شکل 1. گزینه های Proofing از کادر گفتگوی Word Options.
شکل 2. کادر محاوره ای تنظیمات دستور زبان.
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 یا نسخه جدیدتر، تب File را در نوار نمایش داده و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- روی گزینه Proofing در سمت چپ کادر محاوره ای کلیک کنید. (شکل 1 را ببینید.)
- روی دکمه تنظیمات کلیک کنید (ممکن است لازم باشد برای دیدن آن به پایین اسکرول کنید). Word کادر گفتگوی Grammar Settings را نمایش می دهد. (شکل 2 را ببینید.)
- تغییراتی را که می خواهید در لیست گزینه ها ایجاد کنید.
- روی OK کلیک کنید تا کادر محاوره‌ای Grammar Settings بسته شود.
- بر روی OK کلیک کنید تا کادر گفتگوی Word Options بسته شود.
برای مسائلی که شریل توضیح داده است، باید به گزینه های زیر در مرحله 4 توجه ویژه ای داشته باشید:
- کلیشه ها، محاوره ها و اصطلاحات
- ساختار جمله
- اسم های متوالی (بیش از سه)
- عبارت نامشخص
- سخنوری
غیرفعال کردن همه یا ترکیبی از این گزینه ها ممکن است مشکل را حل کند. اگر اینطور نیست، بهترین راه حل این است که این مراحل کلی را دنبال کنید:
شکل 3. کادر محاوره ای زبان.
شکل 4. کادر محاوره ای Create New Building Block.
- عبارتی را که به طور منظم استفاده می کنید تایپ کنید.
- عبارت را انتخاب کنید، مطمئن شوید که هیچ فاصله یا علامت نگارشی بعد از عبارت درج نشود.
- تب Review روبان را نمایش دهید.
- بر روی ابزار Language در گروه Language کلیک کنید و سپس گزینه Set Proofing Language را بزنید. (روی ابزار Set Language در گروه Proofing در نسخه های قدیمی ورد کلیک کنید.) Word کادر محاوره ای زبان را نمایش می دهد. (شکل 3 را ببینید.)
- مطمئن شوید که چک باکس Do Not Check Spelling or Grammar را انتخاب کنید.
- روی OK کلیک کنید.
- در حالی که عبارت هنوز انتخاب شده است، Alt+F3 را فشار دهید . Word کادر محاوره ای Create New Building Block را نمایش می دهد. (شکل 4 را ببینید.)
- روی OK کلیک کنید. Word یک ورودی بلوک ساختمانی برای عبارت ایجاد می کند.
- عبارتی را که در مرحله 1 تایپ کردید حذف کنید.
اکنون می‌توانید در صورت نیاز بلوک‌های ساختمانی را در سند خود وارد کنید و توسط چک‌کننده دستور زبان بررسی نمی‌شوند. (ایجاد و استفاده از بلوک های ساختمانی در شماره های دیگری از
PCcloob.
) این کار کمی بیشتر از غیرفعال کردن چند گزینه گرامری است، اما این مزیت را دارد که یک روش استاندارد برای اطمینان از اینکه املا و حروف بزرگ شما همیشه روی آن عبارات صحیح است، ارائه می دهد.
