آلن یک سند کوتاه در Word ایجاد کرده است که می خواهد آن را برای شخص دیگری ارسال کند. او می داند که می تواند سند را به عنوان پیوست به یک ایمیل ارسال کند، اما ترجیح می دهد که سند صرفاً متن ایمیلی باشد که می خواهد ارسال کند. او فکر می کند که آیا راهی برای انجام این کار در Word بدون نیاز به انجام عملیات کپی/پیست وجود دارد یا خیر. او فکر می کند که آیا ابزاری وجود دارد که او بتواند روی آن کلیک کند یا دستور دهد که بتواند Outlook را راه اندازی کند، یک پیام ایمیل جدید ایجاد کند و محتوای سند را در متن پیام وارد کند.
در واقع، Word این قابلیت را فراهم می کند. فقط در دستوراتی که در زبانه های نوار موجود نیست به خوبی پنهان شده است. در اینجا راه سریع برای انجام آن آمده است:
شکل 1. کادر محاوره ای Word Options.
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 یا نسخه جدیدتر، تب File را در نوار نمایش داده و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- در سمت چپ صفحه روی Customize (Word 2007) یا Quick Access Toolbar (نسخه های بعدی Word) کلیک کنید. (شکل 1 را ببینید.)
- با استفاده از فهرست کشویی Choose Commands From، All Commands را انتخاب کنید.
- در میان دستورات حرکت کنید تا بتوانید دستور Send to Mail Recipient را ببینید و انتخاب کنید.
- روی دکمه Add کلیک کنید. دستور به ستون سمت راست حرکت می کند.
- روی OK کلیک کنید.
این دستور خاص همان عملکردی را ارائه می دهد که در نسخه های قبلی Word وجود داشت تا سند شما را به عنوان یک پیام ایمیل واقعی ارسال کند.
چند دستور مدفون دیگر نیز وجود دارد که ممکن است بخواهید آنها را به نوار ابزار دسترسی سریع خود اضافه کنید. در لیست همه دستورات، علاوه بر مواردی که در مراحل بالا اضافه کرده اید، می توانید موارد زیر را بیابید:
- پست الکترونیک. این دستور سند فعلی را به عنوان پیوست به یک پیام ایمیل ارسال می کند. (این دقیقاً همان چیزی است که آلن گفت که نمیخواهد انجام دهد.)
- ایمیل به عنوان پیوست PDF. این گزینه مشابه دستور Email است، با این تفاوت که سند Word را ارسال نمی کند، یک PDF از سند فعلی ارسال می کند.
- ایمیل به عنوان پیوست XPS. این دستور یک پیوست را ارسال می کند، اما در یک نوع از فرمت XML - XPS. گیرنده برای خواندن سند به نمایشگر XPS نیاز دارد، اما اگر ویندوز 7، ویندوز 8 یا ویندوز 10 داشته باشد، نباید مشکلی ایجاد کند.
- گزینه های ایمیل این به شما امکان می دهد تا ویژگی های پیام های ایمیل خود را مانند امضا و لوازم التحریر تنظیم کنید.
دو دستور دیگر مرتبط با ایمیل نیز وجود دارد. دستور E-mail Messages در واقع از تب Mailings روبان موجود است. یک ادغام ایمیل را شروع می کند که در آن "ایمیل" ایجاد شده یک پیام ایمیل است. (به عبارت دیگر، برای ارسال همان پیام به گروهی از گیرندگان انتخاب شده از پایگاه داده گیرندگان است.) دستور Send Email Messages برای تکمیل ادغام نامه و در واقع ارسال پیام ها استفاده می شود.
در نهایت، فقط به این دلیل که کسی ننویسد و به من نگوید که ویرایش من ناسازگار است - من میدانم که گاهی اوقات اینطور است، اما در این مورد، این موضوع دور از ذهن است. جایگشت های "ایمیل" و "ایمیل" در این نکته عمدی هستند، زیرا نشانه های واقعی استفاده شده در نام دستورات در Word را منعکس می کنند. اگر احساس میکنید که نیاز دارید برای کسی نامه بنویسید، به مایکروسافت بنویسید - آنها کسانی هستند که در این مورد ناسازگار هستند. ;-)
