اسناد XPS (مشخصات کاغذ XML) کمی شبیه اسناد PDF هستند. ممکن است XPS را به عنوان پاسخ مایکروسافت به PDF Adobe در نظر بگیرید. هر دو نوع سند به هر کسی اجازه می دهد بدون پرداخت حق امتیاز آنها را ایجاد و مشاهده کند. اسناد XPS، با این حال، اطلاعات کمی بیشتر ارائه می دهند. در واقع، آنها در واقع یک نوع آرشیو ZIP هستند که حاوی فایل های مختلف مورد نیاز برای بازسازی دقیق سند اصلی هستند. (اگر یک فایل XPS را با یک ابزار unzipping باز کنید، می بینید که شامل ساختارها و فایل های پوشه است.)
به عنوان مثال، یکی از فایل های موجود در یک سند XPS شامل فونت های لازم برای بازتولید دقیق تصویر اصلی است. XPS اساساً برای تبدیل محتوای روی صفحه، مانند صفحات وب، به اسناد قابل چاپ طراحی شده است. فایل XPS علاوه بر قابل مشاهده و چاپ شدن، به راحتی با سیستم های مدیریت حقوق دیجیتال در ویندوز قابل جستجو و محافظت است.
استفاده از XPS زمانی توصیه می‌شود که سندی دارید که نمی‌خواهید دیگران آن را تغییر دهند، زمانی که می‌خواهید دقیقاً همانطور که به صورت آنلاین نمایش داده می‌شود روی صفحه نمایش شما نمایش داده شود، یا برای فایل‌هایی که حاوی تصاویر گرافیکی هستند که ممکن است در چاپ یا نمایش متفاوتی داشته باشند. روی کامپیوترهایی با مانیتورهای مختلف
